Las tareas en mi compañía, ¿quién las ejecuta todas?

Compañías grandes y compañías pequeñas cada uno cuenta con sus retos y dificultades. Uno de esos retos van atados a la pregunta ¿quién hace las tareas en mi compañía?.

En compañías grandes, procesos que se complican por la gran cantidad de personal y la gran distancia (esta distancia no es física, sino distancia en ejecuciones) que pudiera existir entre cada departamento. En las compañías pequeñas es por la poca cantidad de personal y el conglomerado de tareas que deberían dividirse en departamentos.

¿Qué debemos buscar entonces?

Debemos buscar el balance. Y este balance no es una compañía mediana, para nada.

El balance lo encontramos entre la unificación de procesos  y la ubicación de tareas.

Esta primera parte que hablaremos pareciera sencilla y sin importancia, pero es una de las tareas más complicadas y tediosas. Es definir los procesos de cada área de negocio. Estas áreas se agrupan dentro de lo que conocemos como:

  • Front Office (Lo que ve el cliente)
  • Back Office (La administración del negocio)

En cada proceso se deben identificar las tareas a ejecutar. Error en este punto es dar por entendido una tarea y no plasmarla. Es común en el area de trabajo que el personal asignado pueda obviar las tareas sencillas como:

  • Dar un saludo cordial al cliente.
  • Presentarse al cliente con su nombre.
  • Llamar al cliente por su nombre.
  • Etc.

Y éstas nunca se definan dentro de un proceso.

Ahora bien, una vez sepamos que procesos existen dentro de nuestra compañía y sus tareas, vamos con la segunda parte.

¿Quién ejecuta todas las tareas en mi compañía?

Hay dos alternativas para resolver esto:

  • Contratar Personal
  • Adquirir Tecnología

Este es exactamente el orden erróneo en que se piensa la solución.

Veamos ejemplos tanto para las compañías grandes como para las compañías pequeñas.

Compañías Grandes

  • Contratar personal – Camino perdido cuando aumentan los costos, contratando más empleados en la misma proporción en que sus tareas continúan aumentando.
    • Los directivos que les toca resolver esta situación no sufren por el aumento en costos porque muchas veces el presupuesto asignado lo sostiene.
    • El reclutamiento es más rápido (al entender del directivo) en comparación con el tiempo de análisis. Y más cuando el reclutamiento lo maneja otro departamento.
    • Las personas que hacen las tareas nunca querrán encontrar otra alternativa por miedo de perder su empleo.

 – Cuando el presupuesto se ve afectado la segunda alternativa es la tecnología.

  • Adquirir Tecnología – Camino perdido cuando la adquisición de tecnología sólo resuelve un área o en ocasiones un sub-área del negocio.
    • Los directivos que les toca resolver esta situación solo ven el área que les corresponde. No el negocio y sus procesos completos.
    • La investigación que realizan para localizar la tecnología correcta típicamente viene de un suplidor exclusivo ya que puede ser complicado buscar otro v.s. (al entender del directivo) lo que cueste la solución del único suplidor.
    • El suplidor por lo general buscará proveer la solución que le ayude a él y no a la compañía.

Compañías Pequeñas

  • Contratar Personal – Camino perdido cuando se trata de realizar todas las tareas con la misma persona. Peor aún cuando esa persona es el mismo dueño.
    • El dueño tiene poco tiempo de análisis de los procesos y se encuentra con tareas que no contempló en el momento de planificación.
    • Si logra alguna contratación, el entrenamiento y el tiempo de proveer el mismo no suele ser efectivo así que el proceso, aunque haya sido bien planteado, no se ejecuta correctamente.
    • El personal se desilusiona y termina abrumado y de mal humor, o existirá un cambio de personal insostenible.

Cuando ya el dueño está abrumado por estas distintas situaciones acude a la tecnología.

  • Adquirir Tecnología – Camino perdido cuando se escoge una solución que resuelve sólo un area de negocio pero se pretende utilizar para todo.
    • Al dueño tener poco tiempo de análisis busca una solución referida por algún anuncio o por otro dueño conocido y se trata de integrar todos los procesos en esa solución.
    • El costo de la solución aumenta el costo de la operación ya que añade tareas en lugar de minimizarlas.
    • Y los usuarios, al no tener la orientación correspondiente, incluyendo el dueño, siguen realizando las mismas tareas que hacían, más le añaden las tareas que vienen con la adquisición de la solución.

El balance

Cuando nos toque definir quien realiza las tareas en mi compañía, el orden ideal es la adquirir tecnología como primera opción.

¿Por qué?

Si ya conocemos las tareas a realizarse, muchas de éstas tareas se repetirán constantemente cada vez que realicemos un proceso.

  • La tecnología nos provee sin fines de posibilidades de automatizaciones.

Si necesito evaluar data de la compañía de manera constante.

  • La tecnología te da la oportunidad de recopilar data y crear reportes fijos que podamos ver en cualquier momento.

Si la data la debe ver, tener y utilizar el personal

  • La tecnología te permite el manejo de data por departamentos, roles, permisos, etc.

Automatización de Flujos, Reportes, Acceso a la data, Seguridad de la data, Unificación de procesos, Centralización de comunicación, esto y otras muchos beneficios son el porque debemos acudir primero a la tecnología.

Debemos entonces reconocer en que área del negocio están ubicadas cada tarea. Puesto que todas las soluciones tecnológicas están dedicadas a un área en específico.

Pasamos entonces a implementar mis procesos a las soluciones. Luego corresponde saber como unifico mis procesos dentro de estas soluciones. Una vez haya identificado esto, entonces considero si todavía necesito el recurso humano para ejecutar algún proceso o tarea que me quede sin cubrir o maximizar los mismos.

Existen hoy soluciones como Zoho One, la cual son un ERP (Enterprise Resource Planning). Este producto (Zoho One) es un conjunto de soluciones las cuales cubren todas las areas del negocio. Trabaja con base en la nube (cloud base), y su costo al ser por usuario facilita el acceso a cualquier tamaño de compañía.

Este producto cuenta con flujos y automatizaciones predeterminadas que toda compañía utiliza, esto ya te ahorraría tiempo de implementación. Además es lo que conocemos como un ERP Horizontal el cual se puede modificar y adaptarse a cualquier tipo de negocio.

Evalúa en tu compañía cuales son tus procesos, tareas y quién las ejecuta, y estoy seguro que encontrarás mucha oportunidad para implementar soluciones tecnológicas dentro de la misma. En You Prism también estamos dispuestos a ayudarte con la evaluación y con la búsqueda de soluciones para ella.

2018-09-28T16:14:58+00:00Negocios, You Prism Blog|
Este sitio web utiliza cookies y servicios de terceros. Acepto